El cuadro de mando que sí te hace la vida fácil Si llevas equipos, clientes y horas, sabes que el “¿cómo vamos?” no puede esperar al cierre del mes. La buena noticia: ForTiming ya trae la “gasolina” que necesitas para responder con datos y sin fricción, y puedes visualizarla en tu propio cuadro de mando en Excel o en Power BI Desktop. Ambos caminos son válidos; la diferencia está en cuánto quieres personalizar, cómo compartes y qué nivel de análisis necesita tu organización. ForTiming permite exportar toda la información a CSV y a una plantilla Excel con cuadros de mando, recomendable para análisis detallado con tablas dinámicas y gráficos personalizados . Además, el servicio incluye un conector y una plantilla oficiales para Power BI Desktop que te permiten crear páginas nuevas, medidas y, si quieres, publicar al servicio de tu organización.
Excel o Power BI: ¿cuál te viene mejor?
- Excel: ideal si tu equipo ya domina tablas dinámicas y segmentadores, o si prefieres un archivo vivo que se comparte rápido por email o Teams. La plantilla de ForTiming carga los partes de tiempo del periodo que elijas y permite personalizar informes y guardarlos para reutilizarlos.
- Power BI Desktop: perfecto cuando buscas modelo de datos consistente, medidas DAX, páginas interactivas y escalabilidad en la distribución interna. El conector oficial abre la puerta a todos los datos a los que tu usuario administrador tiene permiso, con un modelo listo para ampliar sin conocer la estructura interna de la base de datos.
Ruta rápida por Excel (paso a paso) ForTiming ofrece dos formas de trabajar con el cuadro de mando Excel: desde la aplicación de escritorio de Windows o desde la aplicación web. En ambos casos, el flujo es muy directo:
Versión de escritorio
- Accede a Informes > Exportación > partes de tiempo, selecciona los filtros de datos que quieres consultar y pulsa en el icono Excel+CSV.
- Excel abrirá el archivo automáticamente y actualizará los datos, en el propio cuadro de mando.
- Si al abrir el Excel ves una advertencia de seguridad, puede que tengas que “habilitar contenido” para que se actualicen las conexiones y macros del informe.
- Ese cuadro de mando puedes modificarlo, personalizarlo y guardarlo para mas adelante. Si quieres que refresque los datos, ve a Informes > Exportación > partes de tiempo y esta vez pulsa en el icono CSV (desactiva abrir tras generación) y guárdalo. Abre el cuadro de mando de ForTiming que tenías guardado, busca el botón “Cargar CSV” que está en la hoja “Cuadro demando”, localiza el fichero CSV y el cuadro de mando se recargará con la información que contenga el fichero de datos.
Versión Web
- Accede a Informes > Exportación > partes de tiempo, selecciona los filtros de datos que quieres consultar y pulsa en el icono Excel+CSV.
- El navegador descargará el fichero Excel y un mensaje le recordará que, también, descargue el fichero CSV.
- Acceda a la carpeta de descargas y localice el fichero Excel, haz click en el botón derecho y elije “propiedades”. En la pestaña general verás un check que pone “Desbloquear”, actívalo y pulsa en Aceptar. Ya puedes ejecutar el fichero y Excel se abrirá.
- Si al abrir el Excel ves una advertencia de seguridad, puede que tengas que “habilitar contenido” para que se actualicen las conexiones y macros del informe.
- Para cargar los datos, busca el botón “Cargar CSV” que está en la hoja “Cuadro demando”, localiza el fichero CSV en descargas y el cuadro de mando se cargará con la información que contenga el fichero de datos.
6. Ese cuadro de mando puedes modificarlo, personalizarlo y guardarlo para más adelante. Si quieres que refresque los datos, ve a Informes > Exportación > partes de tiempo y esta vez pulsa en el icono CSV (desactiva abrir tras generación) y guárdalo. Abre el cuadro de mando de ForTiming que tenías guardado, busca el botón “Cargar CSV” que está en la hoja “Cuadro demando”, localiza el fichero CSV y el cuadro de mando se recargará con la información que contenga el fichero de datos.
La plantilla carga los datos del periodo que elijas, te deja personalizar la visualización y te permite guardar varios “vistas” o informes reutilizables. Es la típica combinación ganadora con tablas dinámicas y segmentadores: rápida, flexible y sin curva de aprendizaje extra para la mayoría del equipo . Y si quieres ir un poco más allá, ForTiming también permite descargar informes en CSV desde su módulo de Informes, lo que te da un detalle fino para construir cuadros y análisis “a medida” en Excel; de hecho, la propia ayuda recomienda tablas dinámicas para este tipo de explotación de datos .
Qué datos trae… y cómo moldearlos a tu gusto En la exportación estándar tendrás, por ejemplo:
- Trabajos/centros de coste: nombreDepartamentoCC, Cliente, CentroTrabajoCC, Tipo de trabajo, tipoCentroCoste (facturable), nombreGrupo.
- Personal: nombreDepartamento, centroTrabajo, nombrePersonal, rolEnEquipo.
- Partes de tiempo: FechaParte, horasTotales. Esta base es más que suficiente para responder a preguntas clave sobre cargabilidad, rentabilidad por cliente o desviaciones de presupuesto, y además puedes sumar análisis de registro de jornada o incluso reportes orientados a ICAC (modelos 02/03) con plantillas específicas del propio ForTiming . Por cierto, la plantilla Excel se ha ido puliendo: incluye mejoras para gestionar ausencias correctamente en los cálculos de horas y cargabilidad, con filtros específicos para que no “contaminen” otros cuadros del informe . Y sí, todo esto te ayuda a medir la rentabilidad real del tiempo del equipo, que es justo lo que Dirección suele pedir una y otra vez .
Power BI Desktop: conexión nativa con ForTiming Si buscas un salto de calidad en modelado, gobernanza y reparto de informes, aquí brilla Power BI. ForTiming dispone de:
- Un módulo API que, una vez activado, permite a un usuario administrador acceder a los datos que tenga permiso de ver.
- Un conector personalizado (archivo .mez) y una plantilla (.pbit) que simplifican la conexión y te ahorran conocer la estructura interna del modelo. El proceso recomendado es:
- Solicita la activación del módulo API de ForTiming (no tiene coste para usuarios premium) y descarga el conector y la plantilla desde Administrar > API en la aplicación.
- Copia el conector ForTimingConnector.mez en la carpeta de conectores personalizados de Power BI Desktop, normalmente Documentos/Power BI Desktop/Custom Connectors .
- En Power BI Desktop, ajusta las opciones de Seguridad para permitir conectores no certificados (Data Extensions). Están trabajando para que este paso no sea necesario en el futuro, pero hoy hay que marcarlo.
- Abre la plantilla .pbit, introduce tus credenciales de ForTiming (debe ser un usuario con permisos de administrador) y completa los parámetros solicitados.
Parámetros inteligentes: HOY, INICIO_MES… y tu cierre fiscal La plantilla usa parámetros dinámicos de fechas para no volverte loco cambiando rangos manualmente. Puedes teclear atajos como HOY, HOY-1, INICIO_MES, FIN_MES, INICIO_ANIO o FIN_ANIO, con variaciones “-1”, “-2”, etc., y el sistema calculará el rango en función de la fecha actual. También puedes definir el mes de cierre del ejercicio (MesFinEjercicio) para que el modelo calcule periodos “naturales” a tu negocio: diciembre, agosto… lo que corresponda. Con esto, la actualización del informe es cuestión de segundos. Mas info
Personaliza, mide, comparte Una vez cargado el modelo, puedes:
- Crear nuevas páginas de análisis, modificar las existentes y añadir medidas DAX.
- Subir los informes al servicio de Power BI de tu organización si así lo deseas, para compartirlos con jefes de equipo o socios.
- Aprovechar la plantilla de modelo de informe, como la página que muestra partes de tiempos pendientes por usuario y centro de trabajo para vigilar el cumplimiento del reporte semanal. Esta página está pensada para administradores y facilita detectar quién va al día y quién no. Y recuerda: el conector respeta los permisos del usuario en ForTiming; un administrador global verá todo, un administrador local verá su ámbito y un responsable verá los centros de coste o proyectos donde tenga ese rol, tal y como se describe en la ayuda de informes y roles.
Casos que vemos a diario
- ICAC, modelos 03 y 02: con los campos de cliente y grupo empresarial, y las horas clasificadas por tipo, la preparación del modelo se vuelve mucho más llevadera. Hay un cuadro de mando específico que acelera el proceso y reduce errores manuales.
- Registro de jornada: consulta detallada del fichaje diario y su relación con horas imputadas; ideal para RR. HH. y responsables de oficina.
- Partes pendientes: vista rápida de avance, huecos de imputación y seguimiento por centro de trabajo y usuario, ya disponible en la plantilla de Power BI Desktop de Fortiming .
- Rentabilidad del tiempo: análisis de horas facturables vs. no facturables, desviaciones de presupuesto y cargabilidad por cliente, equipo o servicio, usando los datos de partes y los campos adicionales que incorpora la exportación.
Consejos prácticos para no tropezar
- Empieza con periodos acotados: menos ruido, más foco. La propia ayuda sugiere seleccionar bien la información relevante para que el informe sea representativo; si necesitas detalle total, exporta a CSV y trabaja en Excel con tablas dinámicas.
- Define quién ve qué: apóyate en los roles de ForTiming para que cada persona acceda a su ámbito natural (global, local, responsable), también cuando explotes los datos en informes externos.
- Mantén la plantilla “maestra”: tanto en Excel como en Power BI, conserva un archivo base limpio y crea copias por departamento, campaña o cliente. Así evitas “romper” el modelo principal.
- Ausencias y horas inactivas: si analizas productividad, asegúrate de aplicar filtros que separen inactividad/ausencias. La plantilla Excel ya contempla un tratamiento específico para que no distorsionen cargabilidad ni totales, pero no está de más revisarlo cuando personalices cuadros y medidas.
¿Lo ponemos a andar? Tanto si prefieres la familiaridad de Excel como si te atrae el músculo de Power BI, ForTiming ya trae todo para construir el cuadro de mando que tu equipo necesita. La exportación a CSV y la plantilla Excel son una vía rápida para generar informes propios desde el primer día. Y, si lo tuyo es Power BI, con el módulo API, el conector y la plantilla oficial podrás cargar datos con parámetros dinámicos, crear páginas a medida y compartirlas internamente sin quebraderos de cabeza. Al final, lo importante no es la herramienta, sino que tengas un pulso claro de tus horas, tus equipos y tus clientes… sin tener que perseguir hojas sueltas.
¿Hablamos y lo dejamos listo esta semana? Contacta con nosotros para que te ayudemos a ponerlo en marcha y si quieres aún mas información, deja que te contemos cómo funcionan nuestros servicios de informes avanzados.