Time Tracking – Programa de control y gestión de tiempo de trabajo

Manual de ayuda

primera configuración

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Login

En esta pantalla introduciremos los datos de acceso.

login

La contraseña es del tipo seguro y debe contener alguna combinación de 8 caracteres donde, al menos, haya una letra minúscula, una mayúscula y un número. Por ejemplo “Gotham21”.

Si nos hemos olvidado de la contraseña, en ‘Más opciones’ encontraremos la opción para recuperar la contraseña.

Utilizando las opciones de Recordarme y/o recordar clave podremos evitar tener que teclear nuestro nombre de usuario y/o nuestra clave cada vez que iniciemos sesión.

ADVERTENCIA: Estas opciones no se deberían dejar marcadas en ordenadores con un acceso público.

Entrada de partes de tiempo

En esta pantalla es donde permaneceremos la mayor parte del tiempo. En ella registraremos nuestras actividades diarias y el tiempo que utilizamos para llevar a cabo determinadas Actividades (tareas) en diferentes Centros de Coste (trabajos, encargos, proyectos).

“Esta mañana he estado dos horas preparando la documentación para completar la fase de planificación del trabajo de auditoría de Ruino, S.A. ”

Esto se registraría como: Centro de Coste: “Trabajo de auditoría Ruina, S.A.” Actividad: “Planificación” y 2 horas en la casilla correspondiente al día de hoy.

“Acabo de salir de una reunión de hora y media de duración en la que el Director de la oficina nos ha informado de las particularidades del trabajo de peritación que estamos llevando a cabo para nuestro mejor cliente”

Esto se registraría como: Centro de Coste: “Trabajo de peritaje X”, Actividad: “Reuniones” y 1,5 horas en la casilla correspondiente al día de la reunión.

Centros de coste

Se trata de unidades económicas que consumen recursos por parte de la organización y que, en este caso, consumen horas de los profesionales que en ella trabajan.

Se pueden llamar trabajos, proyectos, encargos, etc. y, en el caso de ser facturables, normalmente van asociados a un contrato de prestación de servicios.

Se pueden seleccionar desde el menú desplegable o se puede visualizar una lista completa organizada por Departamentos y Tipos de Trabajo pulsando en el icono de detalle.

centro de coste

Estos centros de coste pueden ser de tres tipos: Facturables, no facturables y proyectos

Actividades

Una actividad se refiere a la tarea exacta que ha estado realizando para ese trabajo, proyecto o centro de coste concreto. Por ejemplo, si estoy corrigiendo el borrador del informe definitivo para el trabajo de peritación de nuestro mejor cliente, la Actividad será “Emisión de Informes” para el Centro de Coste “Trabajo de peritaje X”

La actividad se puede seleccionar desde el menú desplegable o desde el icono de detalle.

actividad

Horas: Se introducen horas o fracciones de hora, siendo la unidad mínima permitida de 0,25 horas (15 minutos).

Anotaciones: En cada casilla donde anotamos las horas invertidas para un centro de coste y actividad, es posible escribir un texto explicativo de qué hemos hecho exactamente. Haciendo doble click o presionando la tecla enter dos veces en la casilla del día concreto, accedemos a las notas del parte de tiempos.

Horas extras: Dentro de la nota es posible especificar si la hora es normal (por defecto) o extra.

nuevo parte

Vista semanal, vista quincenal y vista ‘dos semanas’

Botón vista 15 diasBotón vista 7 diasBotón vista 2x7 dias

Por defecto, el tipo de vista será semanal. El cambio a tipo de vista quincenal o de dos semanas se ejecuta directamente desde el propio botón. Para cambiar entre las diferentes vistas pulsaremos nuevamente el botón de cambio de vista.

Vista 2×7

Con esta vista podremos visualizar siempre la semana actual y la anterior. Esto nos permitirá ver y reutilizar partes de tiempo que registramos la semana anterior.

Pista: ¡Doble click en la fecha nos llevará a la fecha actual, al presente!

Configuración

configuracion En este apartado podremos configurar lo siguiente:

Primer día de la semana: Se podrá elegir entre el lunes o el domingo.

Cambiar clave: Recomendable para la primera vez que se entra en la aplicación. Nos pedirá que la introduzcamos dos veces.

Aplicación en segundo plano: Si se activa, la aplicación no se cierra sino que se minimiza, salvo si desde el menú de usuario seleccionamos ‘Salir’.

El menú desplegable muestra acividades: Según la opción que se elija, las actividades que se muestren en el menú rápido desplegable serán las asociadas al departamento del usuario (por defecto) o al departamento del centro de coste.

Alarma de partes

Menú de usuario

usuario Desde aquí podremos acceder a la pantalla de login para entrar como otro usuario o cerrar la aplicación completamente.

Administrar

Esta opción sólo está visible para los usuarios Administradores.

Desde aquí se configura toda la organización de la empresa y se definen los centros de trabajo, departamentos, personal, clientes, centros de coste, actividades y permisos de acceso.

organizacion

En este apartado se van a definir todos los aspectos de la organización que son relevantes para poder evaluar con detalle el número de horas incurridas por centro de trabajo, por departamento, por persona, etc.

Empresa

En este apartado irá la descripción de la firma/despacho.

En la parte derecha puedes subir tu logo y personalizar el aspecto de los informes. ¡Ojo que está limitado a archivos de tipo jpg, gi, png y bmp.!

En la URL puedes escribir la dirección web corporativa.

También puedes asignar un calendario para que el personal sepa los días festivos y las horas laborables de cada día.

Bloqueo de partes de tiempos: En este apartado se puede hacer que los partes se bloqueen una vez pasados X días desde el día del parte o una vez pasados X días desde que finalizó la última semana (domingo). Si se deja desactivado, los partes siempre podrán ser modificados por el usuario que los creó. Existe la posibilidad de que el administrador desbloquee los partes temporalmente desde la ficha de personal.

Asignación de calendarios: La aplicación está preparada para poder trabajar con un calendario laboral de empresa, con uno particular para cada centro de trabajo o con un calendario específico para cada trabajador. Para poder asignar cualquiera de ellos será necesario haberlo creado previamente en la sección Calendario.

Centro de trabajo

Aquí se añaden las ubicaciones físicas donde están asignados los empleados. También es posible asignar un calendario específico para la oficina de Nueva York y la oficina de Madrid.

Departamento

Todas las organizaciones tienen, al menos, un nivel mínimo de organización que incluye los departamentos o áreas de la empresa. En este apartado intentaremos describir cual es el organigrama de nuestra empresa, firma o despacho profesional.

Existe la posibilidad de añadir un código numérico al departamento si se desea.

Tipo de trabajo (opcional)

En este apartado clasificaremos qué clase de proyectos, servicios o trabajos realizamos en nuestra organización. Esta clasificación dependerá mucho de cual sea nuestra actividad. Por ejemplo; Servicios de asesoramiento fiscal, trabajos de auditoría, gestión de impuestos, diseño de páginas web, campañas de márketing digital, etc.

Es necesario tener en cuenta un detalle importante: Cada tipo de trabajo es realizado por un departamento diferente.

Perfil

En este apartado podemos, si lo consideramos de utilidad, definir el perfil de los componentes de la organización según se describe en nuestro manual de calidad.

Personal

En este apartado daremos de alta a todos los componentes de la organización. Los únicos campos obligatorios son el email, el centro de trabajo y el departamento.

Al dar de alta un empleado o usuario, tendremos que establecer la clave o contraseña. Esto es muy importante porque la seguridad de la información es algo fundamental y la mejor manera de proteger los datos es mediante contraseñas seguras.

La contraseña de ForTiming debe de tener al menos 8 caracteres de longitud, contener letras en minúscula y en mayúscula y además 1 carácter numérico. Por ejemplo: ‘Gotham21’.

Dar de baja: Al dar de baja un usuario, no se borran sus datos, solo se evita que pueda acceder a la aplicación. Sus datos estarán disponibles en los informes pero no se podrá incluir nueva información de partes de tiempos.

En la versión comercial solo se podrá dar de alta usuarios hasta el límite que tengamos contratado.

Calendario (opcional)

Mediante la creación de un calendario estableceremos el horario de trabajo y cuales son los días festivos del año.

La empresa de ejemplo incluye un calendario del año actual. En él se han previsto las fechas correspondientes a los festivos nacionales del territorio español y se ha establecido una jornada de lunes a jueves de 8 horas y de 5 horas el viernes. Modifícalo y configura aquí tu calendario laboral.

vista de calendario

Asignando un calendario conseguiremos que en la pantalla de entrada de partes de tiempo se muestren en rojo (1) las horas totales de la jornada, si éstas han sido mayores a la jornada de trabajo estipulada.

Si se dispone de un calendario asignado, también aparecerán marcadas en rojo (2) las fechas que hemos determinado como festivos. Aquellos días fuera de la jornada semanal de trabajo como sábados y domingos se marcan de color gris (3). Siempre será posible registrar horas en esos días, pero visualmente están marcadas como días no hábiles.

Año del calendario: Se trabaja con calendarios anuales del 1 de enero al 31 de diciembre y debe especificarse de qué año es el calendario que estamos creando. Pista: Si tenemos calendarios diferentes para diferentes centros de trabajo, sería una buena idea que por nombre del calendario podamos diferenciarlos.

Fiestas: En este apartado daremos de alta los días festivos de nuestro calendario laboral. Si ponemos fecha inicio únicamente, el festivo será el día de inicio. Si escribimos fecha inicio y fecha fin, los festivos serán los indicados dentro de ese rango de fechas (por ejemplo si la empresa cierra en agosto por vacaciones).

Horarios: La primera línea marca el horario de una jornada normal definiendo el número de horas de una semana cualquiera. Las líneas siguientes se pueden poner para definir rango de fechas donde excepcionalmente se cumpla otro horario. (por ejemplo jornadas intensivas de verano).

Clonar: Usa esta función para duplicar un calendario y ahorrar tiempo. ¡Pero cuidado porque deberá verificar que las fechas copiadas tengan el año correcto! Por si acaso te las hemos dejado de color rojo para que no te olvides.

 

partes de tiempo

Este apartado contempla todos los aspectos necesarios para configurar la aplicación para que el usuario pueda introducir partes de tiempo en los trabajos a los que haya sido asignado y que las actividades a realizar sean las acordes con dichos trabajos.

Centros de coste

En este apartado se darán de alta los trabajos o proyectos que realicemos en la organización.

Nombre: Identifica al trabajo y es el que aparecerá en el desplegable de centros de coste de todos los usuarios. Por ejemplo “Gotham, auditoría de CCAA”, ”

Código: Codificación del centro de coste. Si se desea, el programa puede completar la codificación con el código previamente asignado al Departamento y al Tipo de Trabajo.

Departamento: 01 Auditoría y consultoría

Tipo de trabajo: 02 Auditoría de cuentas anuales

Centro de coste: 010201 Gotham auditoría de CCAA

estructura fortiming

Descripción: Información que verá el usuario si despliega el detalle de centros de coste en la pantalla principal.

Tipo CC: El tipo de centro de coste puede ser facturable, no facturable o proyecto:

Facturables (por defecto): Existe la posibilidad de factura al cliente por el trabajo realizado. Es una unidad de coste pero también una unidad de ingreso. Si además las horas presupuestadas en el contrato coinciden con las horas realizadas, entonces hemos cantado bingo.

No facturables: Son unidades de gasto reconocidas pero no existe un cliente identificado al que podamos facturar el tiempo invertido en la realización de las tareas. Por ejemplo, si disponemos de un sistema de gestión y control de calidad (ISO, NICC, etc.) el tiempo que los profesionales dedican a mantenerlo no es posible facturarlo a ningún cliente.

Proyectos: En este caso, se está invirtiendo tiempo que posteriormente se espera recuperar mediante la transformación del centro de coste a facturables. En la práctica, su funcionamiento es similar a un centro de coste no facturable. Por ejemplo, un proyecto sería la creación de un departamento nuevo que se encargará de crear páginas web para clientes; toda las horas dedicadas a formación del equipo, la investigación, el diseño de modelos, etc. sería imputable a este proyecto.

Tipo de trabajo: Opcionalmente es posible asignar el trabajo a un tipo de trabajo y por tanto a un departamento.

Cliente: Si realizamos varios trabajos o proyectos para un mismo cliente, podemos diferenciarlo creando un cliente y asignándole el centro de coste. Este puede ser útil si queremos saber las horas invertidas por cliente.

Cierre: Cuando cerramos un proyecto, ya nadie podrá introducir horas en dicho trabajo.

bloqueo Bloqueo: Activar el candado no cierra el proyecto pero evita que temporalmente nadie pueda imputar horas en el centro de coste.

Gestión de presupuestos

Un centro de coste, por ejemplo un trabajo de auditoría o un asesoramiento fiscal, puede tener previsto un tiempo de realización determinado. Estas horas son las que, bien por contrato de servicios o bien por análisis interno hemos calculado que hacen rentable el trabajo. Si entregamos el trabajo en menos tiempo ganamos dinero, si no, lo estamos perdiendo.

presupuesto

 

Cuando definimos un presupuesto, establecemos la fecha de inicio y la de fin así como las horas presupuestadas. Cuando este presupuesto ha caducado, es decir que ha pasado ya la fecha de fin, se pone de color rojo y, salvo que marquemos la opción de No permitir partes fuera de presupuesto, el equipo podrá seguir registrando horas en el centro de coste.

¿Qué ocurre si me he pasado de horas y voy fuera de presupuesto? En principio nada, salvo que marquemos la casilla ‘Bloquear al cumplir las horas’. En ese caso, cuando agotemos las horas presupuestadas nadie podrá registrar ni una hora más en el proyecto o trabajo.

NOTA: El bloqueo de un presupuesto es interesante cuando queremos evitar que alguien, por error, introduzca horas contra un presupuesto ya cerrado.

Aviso a navegantes: También es posible enviar un email a la persona que figure como Responsable del centro de coste cuando el número de horas presupuestadas llegue a un x% determinado.

Detalle de las horas

Cuando presupuestamos y queremos profundizar en el detalle del presupuesto podemos definir lo siguiente:

• Ningún detalle, sólo las horas que se tardará en terminar el trabajo o proyecto.
• Detalle por persona, quién (o qué perfil) intervendrá y cuanto tardará.
• Detalle por actividad, no se quien participará pero SI sé qué tareas van tener que realizarse y cuanto tiempo se tarda en hacerlas.

Tipo de tarifa

El dato más interesante de conocer, después de las horas, es el coste en el que incurrimos en cada una de ellas y, éste dependerá de la tarifa horaria de cada persona o, incluso de cada actividad. Podemos por tanto establecer:

• Ningún cálculo de costes, sólo nos interesan las horas incurridas.
• Tarifa por persona
• Tarifa por actividad
• Tarifa fija, una tarifa única para todas las horas registradas en en el centro de coste.

Detalle del presupuesto

Una vez que hemos decidido cual va a ser el nivel de detalle y tarifa que necesitamos, pulsaremos el botón de detalles y podremos introducir tantas líneas como detalles tenga nuestro presupuesto. Si hemos elegido tarifa por persona o actividad, si éstas tarifas están en la ficha de personal o en la ficha de la actividad, aparecerán rellenadas automáticamente cuando las seleccionemos en el menú desplegable.

Si el menú desplegable no muestra el elemento que deseamos, pulsando en la ‘lupa’ seguramente podremos encontrarlo más fácilmente.

detalle de presupuesto

Importe acordado: Es opcional pero ciertamente interesante informar de cual es el precio acordado porque al hacerlo veremos claramente si el presupuesto tiene un margen positivo (right up) o se presenta de entrada con un margen negativo (right off).

Si ya se han introducido horas, en la parte inferior izquierda veremos el estado actual del centro de coste; horas y costes incurridos hasta ahora y porcentaje de presupuesto cumplido.

estado actual

Pero para ver una información mas detallada, lo mejor es utilizar el informe “Horas y coste presupuestado” para poder ver cómo vamos con respecto a lo inicialmente planificado/presupuestado.

informe

Asignar el equipo

En este apartado podremos asignar el equipo que llevará a cabo este trabajo y que quedará asignado al centro de coste. Esto significa que solo ellos podrán introducir horas en este centro de coste. Para el resto de usuarios, el centro de coste no existe.Opcionalmente se podrá asignar el rol que tiene cada miembro dentro del equipo. Puede ser Socio (especialmente pensado para firmas de auditoría), Responsable (project manager, jefe de equipo) o simplemente miembro.

Actividad

En ForTimimg, la actividad es la tarea que realizamos en cada momento y que la hacemos para un determinado centro de coste que puede ser a su vez, facturable (Gotham trabajo de auditoría de CCAA), no facturable (Administración, tareas de oficina) o proyecto (Diseño de páginas web).

Las actividades pueden ser normales (1) y asignarse a un departamento para facilitar su búsqueda, pueden ser comunes (2), para que todo el personal de la organización pueda acceder fácilmente, o pueden ser de Inactividad (3). Éstas últimas se refieren a actividades que indican tiempo fuera del trabajo, bien por enfermedad o por vacación.

arbol actividad

Ejemplos de Actividades habituales pueden ser:

Comunes (disponibles para todos):

  • Asistencia a reuniones
  • Asistencia a cursos
  • Archivo
  • Ingreso de notas de gasto / partes de tiempo

Normales (asociadas a tu departamento)

  • Planificación
  • Ejecución del trabajo
  • Programación
  • Redacción de informe

Inactividad (time off)

  • Enfermedad
  • Vacación

Marcamos cualquier actividad como deshabilitada, ésta dejará de estar disponible para los usuarios.

Asignación de Centros de Coste

Esta pantalla sirve para asignar rápidamente centros de coste a un usuario. Es una alternativa al apartado ‘asignar equipo’ accesible dentro de cada centro de coste en el que se puede asignar personas a un centro de coste.

Elige un usuario y verás los trabajos que tiene asignados. Si quieres añadir o quitar alguno solo deberás usar las flechas.

NOTA: Los usuarios SOLO podrán introducir horas en aquellos centros de coste en los que estén asignados. Si no estás en el equipo, no podrás meter horas. Habla con el administrador para que te asigne.

Asignación de actividades

Cualquier usuario puede realizar cualquier actividad. Desde la ‘lupa’ se pueden ver todas las actividades disponibles, pero el menú desplegable mostrará únicamente aquellas asignadas al departamento del usuario. Si no se han asignado actividades al departamento, no pasa nada, el usuario verá todas la actividades disponibles pulsando el icono de la ‘lupa’.

asignación de actividades

Si no encontramos la actividad en el desplegable principal siempre podremos ver el detalle de las actividades desde el icono de la ‘lupa’

seleccion actividad

Y si hemos asignado bien las actividades a cada departamento veremos el detalle de todas las actividades definidas por la organización.

botón aplicación

Permisos

Si desde el apartado Personal podíamos añadir a los miembros de la organización que pueden usar la aplicación, desde este apartado podremos definir qué es lo que pueden y lo que no pueden hacer dentro de ForTiming.

Roles de usuario:

superusuario Superusuario: Cuando se da de alta una cuenta en ForTiming, este es el tipo de usuario que se asigna por defecto. Puede añadir otros usuarios, asignarles permisos, darles de baja, añadir centros de coste, eliminarlos, bloquearlos, etc.

NOTA: No se recomienda crear más de un superusuario por Empresa.

administrador global Administrador Global / local: Muy parecido al superusuario con la excepción de que no puede asignar permisos a usuarios y de que no puede cambiar los datos en el formulario de empresa. Por ejemplo, no podría autoasignarse más permisos y tampoco podría cambiar el logo de la empresa.

La consideración de global o local depende de si puede gestionar todo lo anterior en todos los centros de trabajo o solo aquello relativo al centro de trabajo en donde esté asignado. Por ejemplo, un administrador local de la oficina de Madrid no podría dar de baja a un empleado de la oficina de Nueva York.

responsable Responsable: Si a un jefe de equipo o responsable de proyecto se le asigna este rol (desde Administración>Aplicación>Permisos), podrá disponer de permisos para gestionar los centros de coste o proyectos donde haya sido designado como ‘responsable’ o ‘socio’ (desde Administración>Partes de Tiempo>Centros de coste>Asignar equipo). Asimismo podrá gestionar sus presupuestos y escoger qué miembros de la empresa compondrán su equipo.

Más información sobre el rol de responsable- tutorial.

usuario Usuario: La mayor parte de los usuarios de la aplicación tendrán este tipo de permisos, lo que quiere decir que solo podrán introducir partes pero no podrán acceder al panel de administración. Podrán ver informes pero únicamente los relativos a sus propias horas.

PISTA: Una configuración recomendada para una organización sería la siguiente:

Superadministrador: El Director o una persona del departamento de informática.

Administradores: El Director (si no es superadministrador ya), los jefes de equipo. Si la empresa tiene varias oficinas, el Director General sería administrador global y los directores de oficina, jefes de equipo etc. serían administradores locales.

Usuarios: Todo el resto de personal que tenga que registrar horas.

botón informes

A los informes se puede acceder desde la pantalla de partes de tiempo (botón Informes) y desde la pantalla de Administración (botón Administrar>Informes).

Accediendo desde el botón Informes, el usuario solo puede ver información de sus horas.

Accediendo desde el botón Administrar (solo habilitado para administradores y responsables) el usuario puede ver la información de todo el personal sobre el que tenga permisos (el administrador local sólo verá las horas del personal de su centro de trabajo, un administrador global verá las horas de todo el personal de la empresa y un responsable verá las horas de asignadas a los centros de coste o proyectos donde esté nombrado responsable).

administrar informes

En la parte de la izquierda (1) están los informes disponibles y en la parte de la derecha (2) los filtros necesarios para obtener la información que queremos: Rango de fechas, centros de coste, departamento, etc.

NOTA: Para evitar obtener informes con demasiada información o que no resulte representativa, es importante elegir exactamente la información relevante. Para extraer todos los datos y analizarlos con detalle, lo mejor es exportar los datos a .CSV.

Output

Los informes se generan inmediatamente en el servidor de gráficos y se pueden descargar en Word, Excel o PDF (recomendado). En el caso de algunos informes, éstos pueden descargarse en formato .CSV, formato compatible con Excel y que permitiría un análisis exhaustivo de los datos, crear informes y gráficos personalizados a cada organización, etc. Se recomienda el uso de Tablas Dinámicas. Puedes contactar con nosotros si quieres que te ayudemos a hacerlo o sugerirnos el informe que te falta.

Plantilla Excel con cuadro de mando: Además de la exportación de todos los datos a CSV, existe la posibilidad de exportarlos a un fichero Excel preparado con varios cuadros de mando automatizados que te ayudarán a valorar la rentabilidad del tiempo invertido por el equipo. Ver vídeo

cuadro de mando

Informes programados: Si un informe lo consideramos útil, lo podemos guardar su configuración e incluso programarlo para nos llegue por email cada día, cada semana, una vez al mes, etc.

Mas información sobre informes programados con ForTiming.

Cómo trabajar con Notas de Gastos en ForTiming

La funcionalidad de notas de gastos permite a los usuarios registrar los gastos en los que han incurrido para la realización de su trabajos, bien sea en el transcurso de un viaje o por cualquier otra razón.

Flujo de proceso de autorización

flujo notas de gastos fortiming

Las notas de gastos deben seguir un flujo determinado desde que se registran por el usuario hasta que son liquidadas.

En cada una de las fases de autorización existe una persona responsable de revisar la nota y que pase a la siguiente fase del proceso. La asignación de qué usuarios participan en el proceso de autorización la puede hacer un usuario con privilegios de administración se debe hacer desde Administrar>Nota de gastos>Configuración por un administrador.

El proceso tiene las siguientes fases

Creación de la nota de gastos: El usuario introduce los datos de una nota de gastos y los justificantes.

Validación: El usuario con esta responsabilidad deberá verificar que la nota cumple en forma y fondo con la política de reporte de gastos de la empresa. Si detecta algún error en la misma deberá rechazarla indicando cual es el error para que el usuario la corrija y la envíe de nuevo.

Si todo está correcto, pulsando el botón Validar hará que la nota pase a la siguiente fase.

Autorización: El usuario con esta responsabilidad será quien autorice el gasto y su imputación al centro de coste correspondiente. Si detecta algún error en la misma deberá rechazarla indicando cual es el error para que el usuario la corrija y la envíe de nuevo.

Si todo está correcto, pulsando el botón Autorizar hará que la nota pase a la siguiente fase.

Liquidación: Una vez que el gasto está autorizado, otro usuario, generalmente en el departamento de contabilidad o tesorería, gestionará el pago del gasto al usuario que ha registrado la nota, o el cobro, en el caso de que haya habido un adelanto (anticipo) y los gastos sean menores a dicho anticipo.

Una vez realizada la gestión del pago, el usuario con la responsabilidad de hacer la liquidación pulsará el botón de ‘Liquidar’ y la nota pasará a la última fase.

Recepción: Cuando el usuario reciba la liquidación de su nota tiene que cerrar el proceso accediendo al apartado ‘Nota de gastos’ de la pantalla principal y pulsando el botón ‘Liquidar’.

Configurar el flujo de proceso de autorización

La configuración y asignación de responsabilidades debe de ser llevada a cabo por un administrador que deberá definir los siguientes aspectos:

  • Responsables del flujo de autorización: Deberá asignar un usuario para validar las notas, otro para autorizarlas y otro para liquidarlas. Este usuario puede ser el mismo o diferente.
  • Frecuencia de las notificaciones: A medida que se va completando el proceso, se emiten notificaciones por correo electrónico. Seleccionando la frecuencia de estas comunicaciones se puede hacer que los correos se envíen 5 minutos después de completada la fase correspondiente, una vez cada 24 horas o que no se envíe ninguno.
  • Precio del kilometraje.
  • Formato del código de referencia de las notas de gasto.

Cómo crear una nota de gastos

El usuario debe acceder al botón de ‘Gastos’ de la pantalla de registro de tiempos para crear una nueva nota de gastos.

notas de gastos fortiming

Cada nota de gastos tiene una parte principal (1) y tantos detalles como gastos concretos se quiera describir (2). Normalmente se introducirá un detalle por cada justificante de gasto (factura, ticket) que se desee justificar.

A medida que vayamos creando notas de gastos, éstas se irán mostrando en la parte izquierda de la pantalla (3). Este apartado mostrará por defecto las notas activas, es decir, las que están pendientes de terminar el proceso de autorización. Si se desea consultar el histórico de notas deberemos usar el botón de ‘Filtros’.

En la parte principal tenemos los siguientes campos:

Num. ref.: Es número de referencia del documento se asigna automáticamente según el formato definido desde Administrar>Nota de gastos>Gestionar notas.
Fecha: Se crea automáticamente en el momento en el que el usuario envía la nota para ser validada.

Anticipo (opcional): Cantidad entregada previamente al usuario para hacer frente al gasto.

Descripción: Campo de texto mediante el que se podrá distinguir rápidamente esta nota de gasto de otras.

En los detalles disponemos de los siguientes campos:

Tipo: Se refiere al tipo o clasificación del gasto. Puede ser Dietas (gastos destinados a la manutención), Alojamiento (gastos relacionados con el alojamiento), Transporte (trenes, metros, autobuses, taxis, etc.), Kilometraje (desplazamiento realizado con el vehículo propio), u Otros sin determinar.

Descripción: Campo de texto que nos ayudará a nosotros y a los responsables de la autorización a distinguir rápidamente este detalle de la nota de gasto de otros.

Centro de coste: Si queremos que el gasto incurrido se asocie a un trabajo concreto, lo seleccionaremos en este campo desplegable.

Distancia (solo para tipo de gasto = Kilometraje): Distancia recorrida en kilómetros o la medida de distancia configurada.

Fecha: Fecha en la que se incurrió en el gasto.

Medio de pago: Determinar si se usó efectivo o tarjeta de empresa.

Rep: Si se conoce, anotar si el gasto es repercutible al cliente o no. Si es repercutible significa que podremos recuperarlo y si no, significa que se añadirá al coste total del proyecto.

Justificante: Documento justificativo del gasto. Se pueden adjuntar documentos en formato PDF y JPG.

¿Cómo adjunto justificantes de gasto?

Existen dos métodos alternativos para adjuntar un justificante en la nota de gastos:

Método clásico: Pulsando el icono de subida aparece un cuadro de diálogo que nos pregunta dónde está el fichero digital conteniendo el justificante. Lo seleccionamos y si el formato está soportado se añadirá a la nota de gastos.

Método mediante QR: Con este método podremos utilizar nuestro smartphone para sacar una foto del justificante y adjuntarlo a la nota de gastos. Si pulsamos en el botón con el icono de código QR, veremos un código escaneable de tipo bidimensional que podremos analizar con una aplicación de escaneo de códigos QR instalada en nuestro smartphone (por ejemplo BIDI dispone de una app para android y otra para IOS). Abrimos la aplicación, apuntamos al código y cuando nos lo indique, sacaremos la foto o seleccionaremos una desde la fototeca.

En ese momento se añadirá ese archivo a nuestra nota de gastos.

Imprimir la nota de gastos

En la parte inferior del formulario ‘Nota de gastos’ tienes las opciones para imprimir cada una por separado. Selecciona la nota desde la lista de la izquierda y pulsa el botón PDF, Excel o Word. Activa la casilla “Incluir justificantes” si quieres que se impriman también.

Si eres responsable de alguna fase de autorización verás las notas que están pendientes de que valides, autorices o liquides. Si quieres ver las notas que has generado para justificar tus gastos, pulsa el icono de arriba a la derecha y cambiará la vista entre ‘Administración de notas de gasto’ y ‘Notas de gasto del usuario X’.

Imprimir desde la sección informes

Desde la vista informes de administrador en el botón de Informes del menú principal dispones del siguiente informe en la sección de informes denominada Notas de Gasto

Resumen de Gastos: Muestra el resumen de todos los gastos del periodo definido y los agrupa por centros de coste. Muy útil para justificar los gastos realizados frente al cliente.