Registrar la jornada de cada persona trabajadora es solo la primera parte de la obligación. Lo que muchas empresas pasan por alto es que guardar esos registros correctamente durante el tiempo exigido por ley es igual de importante que generarlos cada día.
De hecho, no es extraño que una empresa cumpla de forma impecable con el fichaje diario y, sin embargo, cometer una infracción simplemente por eliminar los datos antes de tiempo, no poder acceder a ellos con rapidez o no garantizar su integridad durante todo el periodo de conservación.
Por eso, conocer con exactitud cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada y qué implica esa obligación es un aspecto clave para cualquier departamento de RRHH o dirección de empresa.
Qué dice la ley sobre la conservación del registro de jornada
La obligación de conservación aparece recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019. La norma establece que la empresa deberá conservar los registros durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de:
- Las personas trabajadoras.
- Sus representantes legales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Este plazo se aplica con independencia del tamaño de la empresa, el sector o el tipo de contrato, y afecta también a los registros de personas que ya no forman parte de la plantilla. Si una persona trabajó hace tres años y hoy se produce una inspección, la empresa debe poder aportar igualmente sus datos de ese periodo.
Por qué el plazo de conservación genera tantas dudas
Aunque la cifra de cuatro años está claramente establecida, en la práctica surgen dudas frecuentes que conviene aclarar:
Los registros deben mantenerse íntegros y sin alteraciones
No basta con guardar los datos: la ley exige que el sistema sea objetivo, fiable y accesible. Un registro que pueda ser modificado a posteriori, o que presente huecos o incoherencias, pierde su validez como prueba, aunque técnicamente se haya conservado el plazo exigido.
La obligación no desaparece cuando la persona deja la empresa
Uno de los errores más habituales es eliminar los registros al finalizar la relación laboral. Sin embargo, el plazo de cuatro años sigue corriendo desde la fecha de cada jornada registrada, no desde la salida de la persona trabajadora.
El teletrabajo y la jornada flexible no reducen la exigencia
Trabajar a distancia o con horario flexible no exime de esta obligación. La empresa debe seguir siendo capaz de acreditar el tiempo de trabajo real de cada persona durante los cuatro años, independientemente de dónde o cuándo se haya realizado la jornada.
Guardar de más también puede ser un problema
Conservar datos más allá del plazo necesario, sin una base legal que lo justifique, puede entrar en conflicto con la normativa de protección de datos. Lo recomendable es definir un procedimiento claro de eliminación o anonimización una vez cumplido el plazo legal.
Qué ocurre si una empresa no conserva correctamente el registro
No conservar los registros durante el tiempo exigido, o no poder presentarlos íntegros ante una inspección, se considera una infracción grave conforme a la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Las sanciones económicas pueden oscilar entre los 751 € y los 7.500 €, dependiendo de la gravedad y del número de personas afectadas.
Además del riesgo económico, la falta de un registro fiable durante el periodo exigido puede debilitar la posición de la empresa ante reclamaciones de horas extra, ya que, sin prueba en contra, los tribunales tienden a dar por buena la versión de la persona trabajadora.
Buenas prácticas para cumplir con la obligación de conservación
Para evitar estos riesgos, conviene tener en cuenta algunas pautas:
- Definir claramente quién es responsable de la custodia de los registros.
- Utilizar un sistema digital que garantice la trazabilidad y evite alteraciones.
- Establecer copias de seguridad periódicas de los datos.
- Documentar el procedimiento de eliminación una vez cumplido el plazo legal.
- Mantener los registros accesibles y ordenados por persona, fecha y proyecto.
Cómo ayuda ForTiming a cumplir con la conservación del registro de jornada
Con ForTiming, las empresas cuentan con un sistema de registro horario pensado para cumplir con la normativa sin complicaciones añadidas. La plataforma permite:
- Registrar diariamente la jornada de cada persona de forma fiable y trazable.
- Conservar automáticamente el historial de fichajes durante el tiempo necesario.
- Acceder de forma rápida a los registros ante una inspección o solicitud interna.
- Garantizar la integridad de los datos frente a alteraciones no autorizadas.
- Exportar informes claros para dirección, RRHH o representantes legales.
De esta forma, la empresa no solo cumple con el registro diario, sino también con una de las partes más vigiladas por Inspección de Trabajo: la correcta conservación de los datos.
Conservar bien el registro es tan importante como registrarlo
Cumplir con la obligación de registro de jornada no termina al final del día. La empresa debe garantizar que esos datos permanezcan íntegros, accesibles y disponibles durante cuatro años, tanto para las personas trabajadoras como para Inspección de Trabajo.
Contar con un sistema digital fiable evita errores, reduce el riesgo de sanciones y aporta tranquilidad ante cualquier revisión.
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