Una de las tareas más ingratas para aquellos que nos desplazamos habitualmente, es la cumplimentación de las notas de gasto. Mediante estas notas conseguimos justificar, y que nos abonen, aquellos gastos que hemos realizado durante nuestro desplazamiento al cliente o allí donde nuestro trabajo nos haya llevado.
La gran mayoría de las organizaciones utilizan hojas excel a las que cosen los justificantes originales, y que una persona en el departamento de administración se ocupa de tramitar. Este procedimiento es poco eficaz y puede ser sustituido por el que ofrece ForTiming en su apartado de Gastos, aportando varias ventajas:
- Flujo de autorizaciones personalizado (quien valida, quien autoriza, etc.)
- Comunicación del estado de la nota mediante e-mail
- Subida de justificantes en PDF o JPG
- Subida de justificantes desde el smartphone
- Informes resumen de gastos para el trabajador, y para el cliente
- Posibilidad de acumular las notas de gastos
Flujo de autorizaciones
Una nota sigue un proceso que empieza con la creación de la nota de gastos por parte de un trabajador, ésta es validada a nivel técnico-administrativo por una persona, posteriormente, alguien con rango adecuado autorizará el gasto para que, finalmente, otra persona realice el pago o liquidación. El proceso termina cuando el trabajador que generó la nota acusa recibo del pago.
Comunicación por e-mail
Cada cambio de estado producirá un mensaje como esta para que sepas cómo va tu nota y si tienes que hacer alguna acción.
Adjuntar los Justificantes
Si tienes los justificantes – papelitos – ya escaneados en formato gráfico puedes adjuntarlos desde la aplicación, simplemente indica el directorio donde se guardan.
Si, por el contrario, prefieres hacer una foto con el móvil o smartphone a los justificantes, también puedes. Pulsa en el símbolo del código QR y, desde el móvil, escanealo usando cualquier aplicación de reconocimiento de códigos ( por ejemplo BIDI android o IOS).
Informes completos
Con toda la información de nuestras notas de gastos y las del equipo se pueden obtener informes que reflejan los gastos por cliente, trabajo, centro de trabajo, persona, etc. Estos informes se pueden obtener en PDF, en Excel o en Word, según se necesite.
Envía las notas cuando quieras
Una de las cuestiones que nos hacen es, si es necesario procesar las notas en el momento de ser registradas o si, por el contrario se pueden enviar mas tarde. Las notas se guardan en modo borrador y se pueden ir completando poco a poco. Solo se generan cuando el usuario pulsa en ‘enviar’, momento en el que la nota de gastos comienza su proceso de validación. Este envío puede, por ejemplo, un día concreto del mes.
Cómo configurarlo
Sigue los pasos de este vídeo y lo tendrás listo en 2 minutos.
ForTiming es una aplicación de control de tiempos dirigida a gestionar las horas invertidas en los trabajos y a controlar las desviaciones en los presupuestos. El nuevo módulo de notas de gastos ayuda a la gestión administrativa, al mismo tiempo que incorpora los gastos de viaje y otros suplidos al coste final de los trabajos.
Si aún no tienes cuenta, date de alta AQUÍ